Indemnités kilométriques pour le trajet domicile-lieu de travail : une condition à ne pas oublier pour l’exonération au titre des frais professionnels

Lorsque des indemnités kilométriques sont versées à un salarié qui utilise son véhicule pour un déplacement professionnel, certains pensent qu’il suffit de rester dans la limite des barèmes fiscaux pour qu’elles soient exonérées de cotisations à coup sûr. Mais il existe une autre condition, que l’on a tendance à oublier et qui prend toute sa valeur pour les trajets domicile-lieu de travail : l’employeur doit être en mesure de prouver que le salarié a été contraint de faire usage de son propre véhicule, comme le montre un arrêt du 19 septembre 2019.

Rappel

Les indemnités kilométriques versées par un employeur à un salarié contraint d’utiliser son véhicule personnel pour un déplacement professionnel sont présumées utilisées conformément à son objet, c’est-à-dire exonérées au titre des frais professionnels sans que l’employeur ait à justifier de la réalité des dépenses, à une condition que l’on a tendance à oublier : le salarié doit être contraint d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles (arrêté du 20 décembre 2002, art. 4). Et en cas de litige, c’est à l’employeur d’apporter cette preuve, ainsi que l’a rappelé la Cour de cassation dans un arrêt d’espèce du 11 septembre 2019.

Des indemnités kilométriques pour le trajet domicile-lieu de travail

Une association sportive attribuait des indemnités kilométriques, à titre de frais professionnels, à toutes les joueuses sportives qui utilisaient leur propre véhicule pour se rendre de leur domicile à leur centre sportif, situé en dehors de l’agglomération. À l’issue d’un contrôle, l’URSSAF avait réintégré dans l’assiette des cotisations le montant desdites indemnités, qu’elle estimait ne pas répondre aux critères des frais professionnels. Au contraire, pour l’association, ces indemnités représentaient bien des frais professionnels, car elles visaient à dédommager les joueuses qui utilisaient leur propre véhicule pour se rendre de chez elles au centre sportif, faute de transports collectifs le desservant et compte tenu des horaires d’entraînement peu commodes. Mais ni la cour d’appel ni la Cour de cassation n’ont été de son avis.

Pas de preuve de la nécessité d’utiliser le véhicule personnel, pas d’exonération

Pour confirmer le redressement, les juges sont repartis du texte de base qui suppose que le salarié soit contraint d’utiliser son propre véhicule. Or, dans cette affaire, l’association ne justifiait ni de la situation individuelle de chacune des salariées, ni du calcul du montant des indemnités kilométriques mensuelles pour chacune d’elles. Autrement dit, l’association n’était pas en mesure de prouver en quoi ses salariées étaient contraintes d’utiliser leur propre véhicule à des fins professionnelles. Pour la Cour de cassation, la réintégration des indemnités kilométriques dans l’assiette des cotisations opérée par l’URSSAF était bien, de ce fait, justifiée.

Le principe à retenir pour le trajet domicile-lieu de travail

Des indemnités kilométriques versées au titre du trajet domicile-lieu de travail peuvent être exonérées de cotisations à hauteur des barèmes fiscaux au titre des frais professionnels si le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel (autrement dit, il ne doit pas s’agir d’un choix de pure convenance personnelle). Dans une ancienne circulaire de 2003, l’administration évoquait l’impossibilité d’utiliser les transports en commun, soit en l’absence de desserte (ou en cas de desserte incommode), soit en raison de conditions d'horaires particuliers de travail. Pour mémoire, l’employeur qui souhaite participer à la prise en charge des frais de carburant des salariés contraints d’utiliser leur véhicule pour venir au travail peut aussi passer par le mécanisme dit de la « prime transport » (c. trav. art. L. 3261-3), mais l’exonération est alors limitée à 200 € par an à l’heure où nous rédigeons ces lignes.

Cass. civ., 2e ch., 19 septembre 2019, n° 18-12179 D

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